Naar de inhoud
InloggenKijk zelf rondPlan een kennismaking

Wat doe je als een klant niet betaalt?

Bijgewerkt op De redactie van Mano

Betaalt een particuliere klant niet op tijd, dan stuur je eerst een gratis herinnering (de veertiendagenbrief). De klant heeft dan 14 dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag ná ontvangst, en in die brief moet staan hoeveel incassokosten je rekent als hij niet betaalt. Betaalt hij daarna nog niet, dan mag je incassokosten vragen: hoogstens 15 procent over de eerste 2.500 euro, met een minimum van 40 euro. Bij een zakelijke klant is die herinnering niet verplicht, maar wel verstandig.

Stap voor stap

  1. De factuur. Spreek een betaaltermijn af, bijvoorbeeld 14 dagen. Voor consumenten is er geen wettelijke termijn, maar hij moet redelijk zijn. Met een bedrijf zonder afspraak geldt 30 dagen.
  2. De herinnering. Bij een particulier is een gratis herinnering verplicht voordat je kosten mag rekenen: de veertiendagenbrief. De klant heeft 14 dagen, vanaf de dag ná ontvangst van de brief. In de brief moet staan hoeveel incassokosten je rekent als hij niet binnen die 14 dagen betaalt; anders mag je ze niet rekenen (artikel 6:96 lid 6 Burgerlijk Wetboek). KVK raadt aan er ook de wettelijke rente en de kosten van een rechtszaak in te zetten.
  3. De aanmaning met kosten. Betaalt hij daarna nog niet, dan mag je incassokosten vragen. Bij een zakelijke klant mag je volgens KVK na je herinnering meteen een aanmaning met incassokosten sturen. Met een bedrijf mag je in het contract andere incassokosten afspreken, en de langste betaaltermijn tussen bedrijven is meestal 60 dagen (Ondernemersplein).
  4. Incasso of rechter. Helpt dat niet, dan kun je een incassobureau of de rechter inschakelen. Kies een geregistreerde incassodienst: sinds 1 oktober 2026 hoeft een schuldenaar bij een niet-geregistreerde dienst geen incassokosten en geen oplopende rente te betalen. Advocaten en deurwaarders hoeven zich niet te registreren.

Hoeveel incassokosten mag je vragen?

Het maximum is wettelijk vastgelegd, in schijven over het openstaande bedrag:

OverHoogstens
de eerste 2.500 euro15 procent
de volgende 2.500 euro10 procent
de volgende 5.000 euro5 procent
de volgende 190.000 euro1 procent
alles boven 200.000 euro0,5 procent

De bedragen zijn maxima; lager mag. Er geldt een minimum van 40 euro. Rekenvoorbeeld: een klant van een glazenwasser laat een factuur van 45 euro openstaan. 15 procent is 6,75 euro, dus geldt het minimum: hoogstens 40 euro incassokosten. Bij een openstaand bedrag van 600 euro is het hoogstens 90 euro.

De rente voor handelstransacties wordt elk half jaar opnieuw vastgesteld; de gewone wettelijke rente verandert minder vaak. Het actuele percentage staat bij de Rijksoverheid. Voor bedrijven geldt de rente voor handelstransacties, voor particulieren die voor niet-handelstransacties.

Zo doet Mano het

  • Herinneringen gaan vanzelf

    Op de vervaldatum een vriendelijke herinnering, twee weken later een tweede. Wil je bij particulieren incassokosten kunnen rekenen, dan richten we die tweede bij de start in als veertiendagenbrief, met de kosten erin. Bij betaling stopt het meteen.

  • Een taak voor jou

    21 dagen na de vervaldatum krijg je een taak: incasso overwegen. Wat je doet, beslis jij.

  • Per klant uit te zetten

    Heb je een regeling afgesproken, dan zet je de herinneringen voor die klant uit, met een reden. Meer over facturen.

Meer vragen over niet betalen

Mag ik meteen incassokosten rekenen?

Bij een particulier niet: eerst de gratis herinnering met 14 dagen na ontvangst. Bij een bedrijf is die herinnering niet verplicht.

Staan de teksten van de herinneringen in Mano vast?

Nee. De teksten van de herinnering en de aanmaning en de dagen ertussen richten we bij de start samen met je in. Noem je er kosten in, laat ze dan één keer nalezen.

Wat als de klant niet thuis was en daarom niet betaalt?

Was het werk gedaan, bijvoorbeeld de buitenkant, dan moet de klant gewoon betalen, ook als hij niet thuis was. Kon je niet werken omdat de klant er niet was, dan zet je medewerker dat op de werkbon, met een foto, en is er niets te factureren.

Waar dit vandaan komt

Dit is algemene uitleg, geen juridisch advies. Gaat het om veel geld of een conflict, vraag dan advies aan een jurist of incassodienst.

Nooit meer zelf bijhouden wie nog moet betalen?

Binnen een werkdag hoor je van ons, met twee momenten om te praten.

Plan een kennismakingAlle vragen