Wat kost kantoorwerk een vakbedrijf echt?

De cijfers op een rij

Sterk is onafhankelijk onderzoek, van de overheid of met een groot representatief panel. Middel is groot onderzoek van een bedrijf met een beschreven methode, of één academische studie die niet herhaald is. Zwak is een blog, een persbericht zonder methode, of een claim van een leverancier. Is een onderzoek klein of betaald door een bedrijf met belang bij de uitkomst, dan staat het een trede lager of tussen twee in.

Let op. De twee Nederlandse cijfers over te late facturen liggen uit elkaar omdat ze iets anders meten: Exact vroeg het aan ondernemers, Altares keek naar betalingen tussen bedrijven. Reken dus met een band van 15 tot 25 procent. Het Britse en het Nederlandse cijfer over najagen liggen ver uit elkaar. Dat komt deels door de manier van meten en deels door verschillen tussen landen en klanten. Bij jou kan het dus anders zijn.

Waarom bijna alles buitenlands is

Wij vonden geen Nederlands onderzoek dat meet hoeveel minuten een glazenwasser, schoonmaker of installateur kwijt is aan een aanvraag, een offerte, een planning of een werkbon. Ook in andere landen is dat niet goed gemeten. Wat er wel is: onderzoek naar alle regels samen (Duitsland), naar facturen en betalen (Nederland, Verenigd Koninkrijk, Europese Unie), en naar onderbrekingen bij kantoorpersoneel (Verenigde Staten). Wie zegt precies te weten hoeveel uur een vakman per week aan kantoorwerk kwijt is, rekent met een aanname.

Daarom: reken met je eigen getallen. Hoeveel offertes, facturen en planningswijzigingen doe jij per week, en hoe lang duurt elk? Met de gratis avondenteller zie je hoeveel avonden per jaar dat kost.

Cijfers die rondgaan maar niet kloppen

• "Na een onderbreking ben je 23 minuten kwijt." Dit wordt vaak toegeschreven aan een artikel van Mark, Gudith en Klocke uit 2008. Daar staat het niet in. Dat artikel vond juist dat onderbroken mensen hun taak sneller afmaakten, met meer stress. Het getal komt uit een interview uit 2006 over een veldstudie bij 36 kantoormedewerkers. Het gaat over de tijd tot iemand terugkeert naar een onderbroken project, met gemiddeld twee andere taken daartussen. Het is dus niet de tijd die je nodig hebt om weer te focussen.
• "Reageer je binnen 5 minuten, dan heb je 100 keer meer kans." Dit komt uit een presentatie van een softwarebedrijf uit 2007. Die is nooit gepubliceerd, en de gegevens zijn van dat bedrijf zelf.
• "78 procent koopt bij het bedrijf dat als eerste reageert." Wij vonden hier geen onderzoek bij.
• "Ondernemers verliezen 36 procent van hun week aan administratie." Het onderzoek waar dit uit zou komen, vonden we niet.
• "Met software bespaar je 12 uur per week." Zulke getallen komen van aanbieders zelf, gemeten bij hun eigen klanten. Wij noemen daarom geen getal voor wat Mano je bespaart.